پیرو دعوت قبلی، جلسه هماهنگی در خصوص برنامه‌­ریزی و اجرای هر چه بهتر هفتمین همایش ملی سامانه­‌های سطوح آبگیر باران در مورخ 1397/6/5 از ساعت 9 تا 12 با حضور رئیس و نایب رئیس انجمن علمی سیستم­‌های سطوح آبگیر باران آقایان دکتر سیدمحمد تاج‌بخش و جهانگیر پرهمت، رئیس و معاونین پژوهشکده حفاظت خاک و آبخیزداری آقایان دکتر داود نیک‌­کامی (دبیر همایش)، دکتر محمود عرب­‌خدری (دبیر علمی همایش) و دکتر علی‌­اکبر نوروزی (دبیر اجرایی همایش) و روسای گروه­‌های پژوهشی پژوهشکده حفاظت خاک و آبخیزداری آقایان دکتر حمیدرضا پیروان، دکتر سیدمحمودرضا طباطبایی، دکتر مسعود گودرزی، دکتر محمدرضا غریب‌­رضا و دکتر عبدالنبی عبده‌­کلاچی در محل دفتر رئیس پژوهشکده حفاظت خاک و آبخیزداری برگزار شد.

ابتدا گزارشی از پیشرفت کار در خصوص ساختار همایش، تشکیل دبیرخانه و کمیته‌­های اجرایی و علمی، تهیه لیست اولیه از کمیته داوران، آماده کردن سایت اینترنتی همایش، اطلاع­‌رسانی گسترده از طریق ایمیل، پیگیری‌­های به عمل آمده برای محل برگزاری همایش، اقدامات در خصوص ثبت در ISC و CIVILICA، مکاتبات انجام شده با تعدادی از دانشگاه­‌ها و دستگاه‌­های اجرایی با هدف کسب حمایت معنوی و مالی، پیش­‌بینی برگزاری مسابقه عکس، پیگیری دریافت enamad، برنام‌ه­ریزی اولیه برای دعوت از سخنرانان کلیدی، برگزاری کارگاه آموزشی و نمایشگاه توسط دبیران همایش ارائه شد.

سپس حاضران نکات و پیشنهاد­هایی برای برگزاری بهتر همایش از قبیل بهبود تبلیغات، عناوین کارگاه آموزشی، تقدیر از پیشکسوتان، انتخاب کتاب سال، تهیه و نمایش کلیپ­‌هایی با مضمون سامانه‌­های سطوح آبگیر باران در طول همایش، استفاده از توانمندی NGO ها، امکان چاپ مقالات برتر در نشریات علمی پژوهشی و علمی ترویجی، برگزاری چند کارگاه آموزشی در روز قبل از همایش در محل پژوهشکده، برنامه بازدید از پژوهشکده، ارائه لیستی از مقامات و دستگاه­هایی که باید دعوت شوند، برگزاری نشست هم­‌اندیشی و نمایش ماکت‌های استحصال آب در محل همایش ارائه دادند.